Obraťte se na
 profesionály

Bezplatně Vám vypočítáme úsporu, kterou získáte spoluprací s naší spisovnou.

Poradenská činnost

Pomáháme se založením, vedením i likvidací spisoven a archivů. Vypracujeme optimální spisový řád, navrhneme úspory při správě písemností i řešení dlouhodobé archivace. Komunikujeme s místně příslušným státním oblastním archivem při schvalování směrnic, předávání archiválií a při skartačním řízení.

Navrhujeme nejvhodnější způsob převodu dokumentů do elektronické podoby s možností následné centrální správy písemností.

  • analýza
  • vyhotovení spisového řádu
  • komunikace se státním archívem
  • vypracování skartačního řádu
  • návrh řešení digitalizace písemností
  • řešení pro centrální správu písemností
  • návrh řešení skartace

Uskladnění písemností

Písemnosti jsou přebírány na základě předávacího protokolu od původce a v přepravních klecích bezpečně převezeny do spisovny. Zde jsou roztříděny podle roku jejich vzniku, popř. tematického obsahu, podrobeny pečlivé evidenci a uloženy do regálů. Interní evidenční systém zajišťuje schopnost bezprostřední reakce na požadavek klienta v případě potřeby vyhledání a doručení uložené písemnosti. Prostory pro uskladnění písemností plně odpovídají zákonným předpisům, jsou zabezpečeny elektronickými systémy i 24-h ostrahou a jsou pojištěny proti případnému poškození či zničení.

Písemnosti převedené do elektronické podoby skladujeme v chráněných datových úložištích se zabezpečeným on-line přístupem. Způsob digitalizace, uložení a přístup k dokumentům je zpracován na základě analýzy podle individuálního zadání původce písemností.

  • bezpečný převoz do spisovny
  • uložení a evidence
  • roztřídění písemností
  • vyhledávání dokumentů
  • badatelna
  • vysoké zabezpečení archivních prostor
  • sledování skartačních lhůt
  • doručování písemností

Digitalizace

Zajistíme převod písemností do elektronické podoby. Po domluvě navrhneme optimální způsob digitalizace dokumentů a jejich další zpracování.

Data uložená v elektronické podobě bezpečně uložíme v digitálním archivu. Digitalizované dokumenty lze zpřístupnit on-line pomocí zabezpečeného internetového připojení.

  • vyhotovení skartačního návrhu
  • všechny velikostní formáty až po A0
  • elektronická spisovna a podatelna
  • výstup ve známych formátech
  • indexace, OCR, vyčítání čárových kódů
  • datové úložiště s přístupem přes webové rozhraní

Skartace

Po uplynutí skartačních lhůt písemností vyhotovíme skartační návrh, který předložíme původci/klientovi a následně příslušnému státnímu oblastnímu archivu ke schválení. Po obdržení písemného stanoviska, obsahujícího souhlas s navrženým rozsahem, předáme písemnosti ke skartaci. Na vyžádání zajišťujeme důvěrnou skartaci dle DIN 32757.

  • vyhotovení skartačního návrhu
  • provedení skartace dle DIN
  • sledování skartačních lhůt
  • vystavení potvrzení o skartaci
  • zajištění souhlasu státního oblastního archívu