Archivace

Základním předpokladem kvalitní archivace a správy písemností je kvalitní evidence. Spisovna ARCHIVUM ukládá převzaté písemnosti zpravidla dle systému, na který je klient zvyklý a ve kterém se orientuje. Pokud takový systém není nastaven či požadován, nebo není vyhovující, jsou písemnosti roztříděny dle kritérií, jež v závislosti na rozsahu a povaze archivu klienta umožňují přehlednou a operativní správu dokumentů. Nejčastěji dle tematických celků, profesních oddělení, poboček,   atd.   (účetnictví, smlouvy, mzdy…), dále dle roku vzniku či roku skartace dokumentů. Tyto jsou následně uloženy do archivačních obalů a umístěny do regálových polic, opatřených unikátním označením pro snadné vyhledání.

Službu archivace poskytujeme formou náhradního plnění. Ušetříte až 36 % nákladů!

K převzatým písemnostem jsou vyhotovovány předávací protokoly a evidenční soubory, které jsou pravidelně aktualizovány s každým realizovaným přírůstkem dokumentů. V takových souborech jsou obsaženy veškeré informace, důležité pro evidenci rozsahu převzatých písemností včetně roku vzniku, skartačních lhůt a roku skartace. Evidenční soubory má klient přístupné on-line prostřednictvím webové aplikace. Přístup je šifrován a umožněn pouze oprávněným osobám.

Co je spisovna

Spisovna je místo, určené k dlouhodobému uložení písemností, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Způsob uložení spisů ve spisovně se řídí spisovým a skartačním plánem původce, kde je písemná produkce původce rozvržena do věcných skupin, která má každá přiřazen skartační znak a skartační lhůtu.

Co je to spisový a skartační řád

Spisový a skartační řád je vnitřní předpis, vydaný původcem pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty u určeného původce a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami (§66 odst. 2 Zákona 499/2004 Sb.).

Jak dlouho musím archivovat dokumenty

Lhůta, po kterou je nutné archivovat písemnosti, by měla být součástí vnitřního předpisu každého původce písemností, tedy spisového a skartačního řádu. Obecně lze říci, že minimální lhůty pro jednotlivé typy dokumentů vychází z typového skartačního rejstříku. Určený původce je oprávněn skartační lhůty prodloužit.

 

Kontaktní formulář

Poptávkový formulář