Digitalizace

Spisovna ARCHIVUM dodává řešení pro digitalizaci písemností, správu digitálního archivu a webová úložiště.

  • skenování dokumentů (vč. velkoformátového)
  • OCR – vyčtení textové vrstvy, vytěžování dokumentů
  • pronájem a správa bezpečného webového úložiště
  • GDPR certifikováno

Službu digitalizace poskytujeme formou náhradního plnění. Ušetříte až 36 % nákladů!

Co je to digitalizace?

Digitalizací neboli datovou konverzí se, ve smyslu Zákona č. 300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované  konverzi dokumentů), rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze.

Digitalizace písemností je často zaměňována za skenování, tedy prosté pořízení obrazu, jež nemá hodnotu původního originálního dokumentu. V takovém případě je zákonnou povinností každého „původce“ nadále archivovat originální dokumenty po dobu, než uplyne jejich skartační lhůta.

Vyplatí se digitalizace? Ano, ale …

Každý původce, který zvažuje digitalizaci písemností, by měl předem vědět, jak má v úmyslu naložit s datovým či digitálním archivem. Je-li jedinou motivací vyhnout se skladování tištěných písemností, pak digitalizace nedává ekonomický smysl. Proces skenování, indexace, validace, konverze apod. je natolik náročný a podíl lidské práce natolik velký, že nemůže generovat potřebnou úsporu oproti běžnému způsobu archivace ve spisovně.

Má-li digitalizace přesah do dalších činností organizace/firmy, pak náklady na pořízení digitálního archivu mohou být kompenzovány násobně vyššími úsporami hned v několika oblastech:

  • finanční / mzdová účtárna
  • právní a obchodní oddělení
  • správa a údržba
  • provozní střediska
  • work flow

Výhody a přednosti digitalizace

  • digitalizované a vytěžené doklady a dokumenty zefektivní, zrychlí a zlevní jejich zpracování a minimalizují chybovost
  • dostupnost pro všechny oprávněné osoby
  • digitální dokument cestuje rychleji na jakoukoliv vzdálenost
  • přístup k informacím odkudkoliv
  • fulltextové vyhledávání
  • chráněný přístup
  • bezedné úložiště
  • záloha dat

 

Kontaktní formulář

Poptávkový formulář