Spisovna ARCHIVUM dodává řešení pro digitalizaci písemností, správu digitálního archivu a webová úložiště.
- skenování dokumentů (vč. velkoformátového)
- OCR – vyčtení textové vrstvy, vytěžování dokumentů
- pronájem a správa bezpečného webového úložiště
- GDPR certifikováno
Službu digitalizace poskytujeme formou náhradního plnění. Ušetříte až 36 % nákladů!
Co je to digitalizace?
Digitalizací neboli datovou konverzí se, ve smyslu Zákona č. 300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů), rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze.
Digitalizace písemností je často zaměňována za skenování, tedy prosté pořízení obrazu, jež nemá hodnotu původního originálního dokumentu. V takovém případě je zákonnou povinností každého „původce“ nadále archivovat originální dokumenty po dobu, než uplyne jejich skartační lhůta.
Vyplatí se digitalizace? Ano, ale …
Každý původce, který zvažuje digitalizaci písemností, by měl předem vědět, jak má v úmyslu naložit s datovým či digitálním archivem. Je-li jedinou motivací vyhnout se skladování tištěných písemností, pak digitalizace nedává ekonomický smysl. Proces skenování, indexace, validace, konverze apod. je natolik náročný a podíl lidské práce natolik velký, že nemůže generovat potřebnou úsporu oproti běžnému způsobu archivace ve spisovně.
Má-li digitalizace přesah do dalších činností organizace/firmy, pak náklady na pořízení digitálního archivu mohou být kompenzovány násobně vyššími úsporami hned v několika oblastech:
- finanční / mzdová účtárna
- právní a obchodní oddělení
- správa a údržba
- provozní střediska
- work flow
Výhody a přednosti digitalizace
- digitalizované a vytěžené doklady a dokumenty zefektivní, zrychlí a zlevní jejich zpracování a minimalizují chybovost
- dostupnost pro všechny oprávněné osoby
- digitální dokument cestuje rychleji na jakoukoliv vzdálenost
- přístup k informacím odkudkoliv
- fulltextové vyhledávání
- chráněný přístup
- bezedné úložiště
- záloha dat
