Správa písemností

Uceleným rozsahem služeb archivace a správy písemností rozumí spisovna ARCHIVUM následující činnosti:

  • konzultace a příprava archivu klienta
  • bezpečný převoz do spisovny
  • roztřídění písemností, příp. umístění do archivačních obalů
  • uložení a evidence, pravidelný a přehledný reporting
  • vyhledávání a doručování dokumentů
  • sledování skartačních lhůt, příprava návrhů na skartaci
  • průběžné dodávání archivačních obalů požadovaného rozměru
  • zastupování při jednání s místně příslušným SOA
  • badatelna

Převzaté písemnosti jsou ve větším rozsahu převáženy do spisovny zpravidla pomocí speciálních kovových přepravních klecí s možností stohování. Přepravní klece jsou zajištěny proti převrácení a písemnosti jsou v nich chráněny proti mechanickému poškození.

Dokumenty od klienta přebírá vždy zaměstnanec společnosti ARCHIVUM.

Na základě požadavku ve sjednaném formátu spisovna ARCHIVUM poskytuje oprávněným osobám informace o uložených písemnostech, vyhledává a doručuje požadované spisy. Vyhledání a doručení, vč. zpětného vyzvednutí a uložení dokumentace, probíhá dle individuálního pokynu nebo v pravidelných intervalech sjednaných v uzavřené smlouvě. V případě výslovného a autorizovaného pokynu klienta je možné vyhledat konkrétní dokument a tento zaslat klientovi chráněnou elektronickou cestou nebo doručit osobně, popř. kurýrní službou.

Spisovny jsou střeženy nepřetržitě (24/7) strážní službou. Skladové prostory jsou elektronicky i mechanicky zabezpečené proti vniknutí neoprávněných osob a monitorovány průmyslovými kamerami. Prostory jsou temperovány na stabilní teplotu a monitorována je i vlhkost vzduchu ve spisovně.

 

Kontaktní formulář

Poptávkový formulář