Uceleným rozsahem služeb archivace a správy písemností rozumí spisovna ARCHIVUM následující činnosti:
- konzultace a příprava archivu klienta
- bezpečný převoz do spisovny
- roztřídění písemností, příp. umístění do archivačních obalů
- uložení a evidence, pravidelný a přehledný reporting
- vyhledávání a doručování dokumentů
- sledování skartačních lhůt, příprava návrhů na skartaci
- průběžné dodávání archivačních obalů požadovaného rozměru
- zastupování při jednání s místně příslušným SOA
- badatelna
Správu písemností a dokumentů poskytujeme formou náhradního plnění. Ušetříte až 36 % nákladů!
Převzaté písemnosti jsou ve větším rozsahu převáženy do spisovny zpravidla pomocí speciálních kovových přepravních klecí s možností stohování. Přepravní klece jsou zajištěny proti převrácení a písemnosti jsou v nich chráněny proti mechanickému poškození.
Dokumenty od klienta přebírá vždy zaměstnanec společnosti ARCHIVUM.
Na základě požadavku ve sjednaném formátu spisovna ARCHIVUM poskytuje oprávněným osobám informace o uložených písemnostech, vyhledává a doručuje požadované spisy. Vyhledání a doručení, vč. zpětného vyzvednutí a uložení dokumentace, probíhá dle individuálního pokynu nebo v pravidelných intervalech sjednaných v uzavřené smlouvě. V případě výslovného a autorizovaného pokynu klienta je možné vyhledat konkrétní dokument a tento zaslat klientovi chráněnou elektronickou cestou nebo doručit osobně, popř. kurýrní službou.
Spisovny jsou střeženy nepřetržitě (24/7) strážní službou. Skladové prostory jsou elektronicky i mechanicky zabezpečené proti vniknutí neoprávněných osob a monitorovány průmyslovými kamerami. Prostory jsou temperovány na stabilní teplotu a monitorována je i vlhkost vzduchu ve spisovně.
