PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“)
I. Správce osobních údajů
Společnost ARCHIVUM s.r.o., Pařížská 67/11, 110 00 Praha 1 – Josefov (dále jen „správce“) Vás tímto
v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.
II. Rozsah zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v
souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.
III. Zdrojeosobníchúdajů
– veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík,
– přímo od subjektů údajů
katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.)
IV. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
- adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ) a údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslotelefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
- popisné údaje (např. bankovní spojení)
- další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
- údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu zestrany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení aj.)
V. Kategorie subjektů údajů
- Zaměstnanec správce
- Zákazník správce
- Dodavatel správce
- Uchazeč o zaměstnání
VI. Kategorie příjemců osobních údajů
- – Organizační složky společnosti (Personální a mzdový úsek, Obchodní úsek, Finanční úsek)
- – Orgány státní správy
- Zpracovatelé (např. účetní společnost, dodavatelé SW)
VII. Účel zpracování osobních údajů
- plnění zákonných povinností ze strany správce
- plnění smlouvy
- archivnictví vedené na základě zákona
- výběrová řízení na volná pracovní místa
- ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů
VIII. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů
Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách a pobočkách správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. manuálním způsobem u osobních údajů v listinnépodobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce fyzická, technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.
IX. Doba zpracování osobních údajů
V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či v
příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.
X. Poučení
V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat tyto údaje:
- zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro
- provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
- zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
- zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzickéosoby,
- zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonuveřejné moci, kterým je pověřen správce,
- zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
XI. Práva subjektů údajů
- V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na k osobním údajům a k následujícím informacím:
- účelu zpracování
- kategorii dotčených osobních údajů,
- příjemci nebo kategorie příjemců ,kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy,
- veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
- skutečnosti,zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
- Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
- Požádat správce o vysvětlení.
- Požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů.
- Je-li žádost subjektu údajů podle odstavce 1 shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav.
- Nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů.
- Postup podle odstavce 1 nevylučuje,aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na dozorový úřad přímo.
- Správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
